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流动人员人事档案管理服务指南
一、政策依据
1、中组部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知(人发[1996]118号)
2、上海市委组织部、上海市人事局、上海市劳动局关于转发中组部、人事部《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》的通知(沪人发[1997]22号)
3、上海市人事局关于贯彻市委组织部、市档案局《关于进一步加强干部人事档案管理工作的通知》的意见(沪人[1999]21号)
4、上海市人事局关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见(沪人[2002]128号)
二、办事流程
1、档案接收
流动人员人事档案的范围：
(1)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;
(2)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;
(3)待业的大中专毕业生的档案;
(4)自费出国留学人员的人事档案;
(5)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
(6)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
(7)其他流动人员的人事档案。
注意事项：非本市户籍人员的人事档案，应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理(申办《上海市居住证》积分人员人事档案根据居住证积分受理窗口要求调入管理的除外)。
2、档案查阅
(1)公安、安全、检察部门、公证处等单位可因工作需要可查阅档案。查阅人必须为中共党员，并持《查阅干部人事档案审批表》和有效证件查阅。其它如“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”等不能用于查阅人事档案。
(2)其他单位如设有党委(含独立总支)，因工作需要经档案管理部门审核同意后可查阅档案。查阅人必须为中共党员，并持《查阅干部人事档案审批表》(须党委盖章)和有效证件查阅。如所在工作单位未设党委(含独立总支)的，需要了解员工相关信息的，可代为查阅或出具相关人事证明。其他非相关单位不予提供服务。
3、出具各类人事证明
(1)亲属、经历、未刑、履历等公证证明。本人携带身份证(或单位携带介绍信)、存档凭证、公证处空白表格。其中办理经历、未刑公证须带单位现职证明，注明进单位日期、至今在何部门从事何工作(须原件)。
(2)养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明。单位携带介绍信、存档凭证办理。个人失业状态的，本人携带身份证、社保告知单等材料。
(3)入党、入职、参军、考研、出国等政审。单位携带介绍信、存档凭证办理。
(4)其他证明。
4、复印档案材料
(1)复印成绩单。一般前往原就读学校复印，确需从档案中复印的，本人应带好身份证、存档凭证、学校告知单(写明需要人事档案部门提供)或单位介绍信;
(2)个人办理外地父母投靠在沪子女复印《职工登记表》。本人带好身份证、存档凭证、派出所告知单(最好写有所需材料名称)或单位介绍信;
(3)复印职称申报表。单位携带介绍信、存档凭证办理。
(4)复印入团志愿书。个人携带身份证、征兵办介绍信办理。
(5)其他材料。
5、零星材料接收归档
(1)学历学位材料。一般应由学校机要转递。特殊情况下自带的，应密封后加盖学校公章，并提供教育部学信网(www.chsi.com.cn)《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》。单独归档的学位材料应由学校直接机要转递。
(2)职称材料。由单位携带介绍信归档。在外省市评审职称的人员，应由职称评审机构通过机要方式转递。
(3)党员材料。正式党员材料(预备党员材料应在转正后归档)应由党组织直接通过机要方式转递，或密封后(党委、总支加盖骑缝章)由党组织持介绍信办理。
(4)工作材料。国家机关、事业单位、国有企业形成材料，应由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。非国有企业等单位形成材料一般由单位派人事部门工作人员持介绍信办理。
(5)其他符合《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2015]12号)归档范围及要求的材料。
6、档案转出
(1)录用单位具有档案管理权限(设有党委或独立总支)的，由单位工作人员凭存档凭证(费用结清)、调档函(党委盖章)、录用证明材料(如录用名册、聘用手册等)、取档人工作证办理调档手续。
(2)录用单位委托其他人才中心管理的，由人才中心工作人员凭存档凭证(费用结清)、调档函、工作证办理调档手续，或将存档凭证、调档函交予我中心，档案通过机要转递。
(3)录用单位委托就促中心(职介所)管理的，由现工作单位将存档凭证(费用结清)、调档函交予我中心或就促中心(职介所)，档案内部进行转递。
(4)个人要求档案退至街道的，凭存档凭证(费用结清)、户口簿办理手续。档案中退工手续须齐全。
(5)本市户籍人员要求档案转至外省市。一般要求同时办理户口转移，手续按照跨省市调动办理。只要求转档案的，单位需另外提供情况说明。外省市退工后档案直接退回户籍所在地区县就促中心(职介所)。
(6)非本市户籍人员要求档案转至外省市。办理居住证人员如因居住证注销、档案要求转出的，应下载《跨地区流动人员人事档案转出申请》(表格下载)，办理注销后由注销部门签署意见(或打印系统注销状态信息页)，然后办理退档手续，档案退至户籍所在地的人才服务机构。其他人员要求转出的，凭具有档案管理权限单位(人才服务机构或录用单位)的调档函、存档凭证办理手续。
7、其他业务
(1)职称评审档案信息核对工作。个人或单位携带职称评审表等表格(工作单位须先盖章)。
(2)借用入党志愿书(预备党员转正)。所在党委派专人携带介绍信(党委盖章)前来借用。
(3)跨省市调动。本人须携带身份证、外省市商调函、存档凭证办理手续。委托他人办理须提供本人的委托书、受托人身份证。中心可审核“调动人员登记表”并盖章;根据要求出具“同意调出函”;通过机要转递人事档案;根据外省市政府人事部门正式调令和上海户口迁移证，出具“流动人员工作介绍信”。
商调函须由县以上政府人力资源和社会保障部门，或有跨省市调动权的国有企事业单位(党委盖章)开具。如为中心集体户口，外省市有政策先审档案再调户口的，须提供外省市政府人力资源和社会保障部门的书面说明。
1、本人持身份证到和所在公司开具的工作证明到北京市档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书。
2、持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案，近期表现及生育调查表需原档案所在单位填写盖章并放入档案。
3、由原档案存放单位将档案以机要方式邮寄到北京市人才交流中心。
4、档案邮寄后，需及时向北京市人才中心咨询是否接收档案，并在档案接收后办理相应的人事代理，无需缴纳档案管理费用。
5、没有调档函及本人委托说明，他人是不能将档案从人事局取出的。
个人存档办理流程：
1、本人持身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书；持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信，“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容。
2、将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人月)。
北京人才交流中心接收档案步骤：
个人存档办理流程
第一步：本人持身份证到档案管理中心开具调函，领取相关表格，委托他人代办的须同时出示本人书面委托书。
第二步：持《人才流动商调函》、《流动人员近期表现及生育状况调查表》回原档案存放单位调出档案及行政、工资介绍信，“近期表现及生育调查表”需原档案所在单位填写盖章并放入档案；存档人员填写《北京市人才流动登记表》封面及第一页内容。
第三步：将档案及行政工资介绍信、《流动人员近期表现及生育状况调查表》、《北京市人才流动登记表》一并交回档案管理中心，领取存档卡及存档合同，按规定交纳存档费(20元/人月)。
扩展资料
一、档案挂靠的程序
（一）申请。
1、单位集体挂靠与我们签订《集体人事代理合同书》，并提交拟委托代理的人员名册；
2、个人档案挂靠，填写《人事、行政关系管理手册》。
（二）审核。经人才服务机构审核符合条件后，发出调档函，调入申请人的人事档案及行政、工资、党（团）组织关系。
（三）签约。经双方协商，签订《人事、行政关系管理手册》，单位集体挂靠还要签订《集体人事代理合同书》。
（四）履约。受托机构在以下几方面为委托单位（人）服务：
1、主动提供人事政策、法规文件等服务；
2、员工的人事档案管理，包括收集、整理、鉴别、材料归档等；
3、出具员工因公或因私所需要的各种以档案为依据的证明材料；
4、主动通知并组织员工进行职称认定和报考、申报评审工作；
5、受理委托代理人员的工龄审核、档案工资调升、身份确认、大中专毕业生办理转正、定级手续等；
6、受理委托代理单位的党团组织管理；
7、受理员工办理证照事宜；
8、办员工招工手续有关事宜；
9、承办与人事管理相关的其他事宜。
二、档案挂靠的对象
（一）穗人法[1998]16号文第四条规定：“被辞退、辞职、解聘、下岗、解除劳动合同的原机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；
1、毕业后暂未落实单位或自谋职业的大中专毕业生（含“五大”毕业生）、毕业研究生；
2、户口、粮油、人事关系在外地、借调在本市工作的专业技术人员和管理人员；
3、因私出国、自费留学需要人事代理的人员；
4、未安置的军队转业军官；非国有企业和境外、外地驻穗代表机构录（聘）用的专业技术人员、管理人员；
5、其他需要人事关系委托管理的专业技术人员和管理人员，因聘请单位及主管部门不能接收其人事行政关系的，可挂靠到政府人事部门的人才交流服务中心管理。
（二）除此之外，辞职人员可办理复职后挂靠，待业人员也可办理档案挂靠。
1、第一种情况，你要“下海”，要离开原来的国营单位，到外资企业、私营企业工作，或自已出来单干。但是，又想保留原有身份、组织关系和工龄等，以便将来回到正式单位去。
2、第二种情况，为了用人单位的需要。一是为了聘用人员统一、方便的管理；二是因为单位暂未有编制，又确需某人，而采取人事关系挂靠，人在聘用单位工作的办法；三是为了试用所需人员的需要，包括应届毕业生，因为此种方式不占编，人员的进出容易处理。
3、第三种是特殊情况，如：暂未有单位，而临时将关系挂靠起来；办理辞职手续的需要；办理聘、录干的需要，等等。
参考资料来源：百度百科-档案挂靠
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