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办公用品的出入库台账是一种常见的记录方式，主要用于日常办公用品的管理。它至少需要涵盖几个关键信息点：首先，物品的种类和数量必须标注得十分清楚。其次，领取的时间和单位也应当详细记录。再次，领取人的姓名和发放人的姓名同样需要写明。最后，物品的使用去向和用途也应当明确记录。
通过这样的记录方式，可以有效地追踪办公用品的流动情况，确保每一项物品都有据可查。这样不仅有助于优化库存管理，还能避免不必要的浪费。例如，通过记录领取时间和单位，可以更好地了解哪些部门或项目消耗了更多的资源。而记录领取人和发放人的姓名，则有助于建立责任制，确保每个人都对自己的行为负责。
使用去向和用途的记录，则可以帮助管理者更好地规划未来的采购需求。例如，如果发现某些特定类型的办公用品经常被用作特定项目的消耗品，那么在未来的采购计划中，就可以考虑增加这类物品的数量。
购买时：借：管理费用-办公费
贷：现金（银行存款）
办公用品管理制度是创业公司老板和人事行政经理工作中的重要组成部分。为加强办公用品管理，规范领用程序，提高利用率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制定本制度。办公用品分为固定资产和一般办公用品，固定资产包括桌椅、公文柜、电脑、电话机等，一般办公用品涉及剪刀、胶条、橡皮擦、回形针、直尺等。员工应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，办公用品不得据为己有，挪作私用，也不得利用办公设备谋私利。员工需建立个人领用台帐，办公用品为办公所用。
办公用品的计划规定包括各部门每月25日报公司办公用品申用计划，库房管理员核对计划与台帐后编制《办公用品申请购置计划表》。办公用品的购置规定要求采购人员根据签批的计划实施购买，保证最优性价比和使用质量。临时急需办公用品，需办公室负责人提出申请，由总经理批准后购置。
个人办公用品发放领用包括新员工入职时按标准配置签字笔、笔记本等，个人领用办公用品需填写《个人办公用品申领单》，管理员根据申请单填写《办公用品领用记录》。部门办公用品发放领用涉及剪刀、胶带等物品的分配，部门领用办公用品需填写《部门办公用品申领单》，管理员根据申请单填写领用记录。会议期间办公用品的领用由公司指派的会务组组长办理，会议结束后将领用物品交办公室办理入库、移交手续。
办公用品管理员职责包括建立和登记办公用品台帐，定期核查领用物品登记，做好购置、发放和库存管理。管理人员需定期和不定期盘点，查对台账与实物，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失。管理人员需根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
办公用品的交接和收回规定员工离职或岗位变动时需进行办公用品及固定资产的交接或收回。移交人需列出物品清单，办公室主任清点核对台账确保办公用品损耗程度，填写《办公用品交接登记表》存档备查。违纪处罚包括私用或带出公司者按办公用品两倍价格扣工资并罚款，浪费者罚款，不合理使用造成损坏照价赔偿，办公用品管理员违章办理罚款等。
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