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是正常的。
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别人公司的员工发生的费用，在本公司报销，部分公司偶尔会遇上这种情况，遇到这种问题，应该如何处理？让我们一起来看看吧！
自己单位的员工报销很常见，只要是正常业务、正规发票就可以。但如果是非本单位员工的费用能报销吗？
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提问：非本公司员工甲，拿发票到本公司报销，但该业务的确是真实的，是为本公司生产经营相关的支出，请问甲可以报销该费用吗?如果可以报销，是否需要年度汇算清缴调增企业所得税?谢谢
税务局回复：
浙江12366中心答复：
您好：您在网站上提交的纳税咨询问题收悉，现针对您所提供的信息简要回复如下：
根据《中华人民共和国企业所得税法》规定：
第八条企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
根据《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）规定：
第二条本办法所称税前扣除凭证，是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证。
............
税务总局对应税项目开具发票另有规定的，以规定的发票或者票据作为税前扣除凭证。
上述回复仅供参考，欢迎拨打0571-12366。
根据税务局的回复来看：如果该非本单位人员发生的费用呢与公司的业务是相关的，只要实际支出取得相应票据了，可以报销入账。也可以在企业所得税前正常扣除。
如果非本单位人员发生的费用支出与公司的业务并不相关，那么与公司取得收入经营无关的费用不论如何入账，汇算清缴时都应该全部做纳税调增，不能在企业所得税前扣除。
可能有小伙伴会问，如何做账务处理呢？给本公司的员工一样处理吗？
企业员工在工作过程中产生的费用可以报销入账，非单位员工发生的费用属于企业实际发生的费用，可以在企业报销费用支出。
那么，非单位员工报销的费用计入什么项目？涉及扣缴个人所得税吗？
一、非单位员工可以在企业报销费用举例
非单位员工与企业没有建立业务关系，不能在企业报销费用支出；非单位员工与企业之间存在业务关系，根据双方的约定，业务过程中产生的费用支出由企业承担，非单位员工可以在企业报销费用支出。
举例：
1、外部独立董事参加董事会，差旅费用由企业承担；
2、企业聘请一位明星作为形象代理人，明星到企业进行现场拍摄，合同约定明星及其助理、摄影师的差旅费用由企业承担；
3、企业聘请一位退休人员出任管理咨询顾问，对方每周到企业现场工作1天，提供咨询建议，辅导内部管理人员，该顾问到企业提供服务产生的差旅费由企业承担，在企业报销。
二、非单位员工报销的费用计入什么项目？
非单位员工因为业务关系产生的费用，应该根据费用支出的经济用途计入不同的明细项目。
举例如下：
1、独立董事参加董事会的费用支出计入董事会费；
2、明星到现场拍摄产生的差旅费用支出计入代言项目，属于企业的宣传推广支出；
3、退休顾问履行职责产生的差旅费计入对应项目的咨询顾问费用；
4、企业招聘一位高管，对方到公司参加第三轮面试，企业承诺来回差旅费用支出由企业承担，应聘者最终不合适，没有签订劳动合同，企业还是按照约定承担了该应聘者的差旅费用，该部分支出计入招聘费用；
5、企业聘请一位模特儿到某太平洋小岛拍摄广告宣传片，模特往返的差旅支出由企业承担，计入广告宣传片的制作成本。
总之，费用支出的经济用途决定应该计入哪个成本费用项目。
三、为非单位员工承担费用支出涉及扣缴个税吗？
很多人关心一个问题：为外部第三方个人承担费用支出，需要计入这个人的劳务服务收入计算扣缴个人所得税吗？
分为三种情况：
1、根据实际发生的费用支出凭合规凭证报销，不涉及计入个人收入缴纳个人所得税。
2、在合同中约定限额报销金额，根据实际支出凭合规凭证在合同约定的限额内报销，不涉及计入个人收入缴纳个人所得税。例如：合同约定咨询顾问每次可以报销的差旅支出不超过1000元，每次根据实际金额凭票在限额内报销，不涉及个人所得税。
3、在合同中约定固定金额的差旅支出金额，不需要提供发票报销，该部分差旅支出应该计入个人的劳务收入缴纳个人所得税。例如：请模特拍摄广告片，合同约定来回的差旅费用10万元包干，该部分应该作为模特收入，合并缴纳个人所得税。
四、非单位员工报销费用涉税风险防范
根据前面的分析，企业可以为有业务关系的非单位员工根据合同约定承担费用支出，但实际处理时需要注意以下风险（举例）：
1、合同明确约定承担费用的项目；
2、不能为对方承担应该由其本人承担的个人消费支出，例如：到太平洋小岛拍摄广告片，对方个人应该配备的私人物品，如太阳镜、游泳衣等支出应该由对方自己承担，不能浑水摸鱼在企业支出；
3、与合同约定无关的支出不能由企业承担，例如：明星到企业拍宣传片，超越合同的规定多带助理，超出合同范围的助理人员发生的差旅费用不能在企业报销；
4、准备好业务真实发生的商事凭证；
5、对方的差旅费用可以报销入账，但对方人员不是企业员工，不能抵扣增值税进项。
不仅非单位员工的费用报销需要注意，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！
注意一：需不需要代扣代缴个税？
老板在支付这笔款项时，一定要咨询一下财务人员，这笔款项需不需要扣缴个税。与此同时，企业报销的办公用品、餐费、加油费，如果与公司的规模、经营情况不匹配，则很可能被稽查要求补税。
注意二：增值税是不是能抵扣？
拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。
注意三：企业所得税能否扣除？
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
注意四：是否存在税会差异
注意五：公款私用、恶意报销的风险
个人消费拿到公司来报销，或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于私企业是危害特别大的一种情形。
虽然给员工报销是合理的公转私方法，但是要注意定期清理，不可长期挂账，留存真实性的相关证明材料。
合理公转私除了以上方法，还可以参考以下几种方式：
1、发放员工工资
公司每个月将工资薪金通过公户发放到每位员工的个人卡上，且按3%—45%的税率代扣代缴个税！老板如果想转更多钱，财务可以利用年终奖的税收优惠政策，合理筹划老板的工资、奖金。
粮饷君测算过，老板每年可以给自己发36-48万的工资最划算！因为有个人的免征额和专项附加扣除，可以相应的抵免一部分个税，综合算下来可以将老板的个人所得税降至10%以下。
2、利用税收优惠政策
当公司向自然人采购物资或租赁房屋、土地等，并取得合规的发票时，公司可以通过公户转账给销售方个人。
目前，一些地方存在税收优惠政策，注册个体工商户可以享受个税核定，税率低至0.3%。
因此，老板也可以考虑成立多个关联公司或个体工商户，通过关联交易转移利润，利用关联公司的税收优惠或个体工商户的核定征收优势降低税负。但是利润转移时候定价要在合理范围内，若不合理，就会有税务风险。
本文由《粮饷社综合财税服务》公众号撰写，本内容仅用于参考交流，转载请注明出处，更多税收优惠政策、案例可移步了解！
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