电网智能档案管理制度规范

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一、怎样做好电力施工科技档案管理工作

电力建设项目档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映，这些档案资料，对工程质量的监督及今后的运行、维修及改扩建具有重要的意义。项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设

　一、充分认识电力建设项目档案的重要性做好电力建设项目档案，是为了进一步落实国家电网公司集约化、精细化管理的要求，实现电力建设项目的规范化建设，提升工程建设和管理水平。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。二、怎样做好电力建设项目档案管理(一)、各级领导要高度重视电力建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。(二)、加强对电力建设项目档案工作的组织领导，成立由建设、设计、施工、调试、监理等单位技术负责人参加的档案管理网络和各参建单位等部门组成的工程管理网络，明确工程项目责任人，档案管理责任人，工作分工到人，责任到人。加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，从组织上、制度上保证建设项目档案工作的正常开展。(三)、实行档案工作与项目建设同步进行，是确保档案完整、准确、系统的前提。1、为了使归档的档案符合国家规定的要求，档案人员要在工程筹建初期就注意从“头”抓起，把抓好源头作为工程档案管理的工作重点，从项目的提出、到立项、设计、施工、调试、竣工投产等各阶段档案部门都做到超前介入，跟踪监督。使建设项目工程档案随工程进展环环相扣、段段相连、步步延伸、逐步形成。档案人员要利用工程进度汇报会、工程协调会，向施工人员下发档案管理收集范围及归档要求，使工程施工者对档案的形成心中有数，并能积极配合做好工程文件形成过程把关和积累工作，为档案的完整奠定基础。2、检查工程计划进度与档案形成积累同步，加强施工人员档案意识，在工程施工阶段施工人员除注意档案的形成，积累外，还在工程施工阶段中检查质量情况的同时检查档案积累及质量情况。档案人员还与技术人员和管理人员密切配合，充分发挥档案网络的作用，掌握工程档案工作要点，明确自己的职责和任务。充分发动兼职档案人员，严把“事前、事中、事后”控制关，要求各参建单位都要严格执行建设项目档案管理的有关规定，使归档材料符合档案管理要求。3、工程竣工验收与档案检查同步，档案人员参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案人员在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。(四)、档案管理严格执行“三参加”制度，有效地控制了档案的完整性。1、为使这一制度得以较好的落实，在工程的开竣工、工程协调会、设备开箱活动时，都要通知档案人员参加，使档案人员及时了解现场情况及设备到达和随机文件完整情况，使档案管理始终处于受控状态。2、建立相关台帐，实现工程档案动态管理。档案人员要严格执行设备开箱制度，准确记录随机文件完整情况，在开箱时发现设备资料不全等情况及时与相关部门、厂家联系，要求补齐设备资料，以确保设备出厂技术文件材料能齐全、完整地归档。档案材料的准确是档案工作的生命线。对施工、安装过程中形成的记录、试验报告等，内容必须真实，数据准确，必须要求有施工、监理、建设单位的三级审核、签字。在做好参加设备开箱检查记录的同时如实登记开箱活动记录台帐，做到与现场相符，保证了档案的准确率、完整率。(五)、强化电力建设项目档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。(六)、电力项目档案是基建过程真实性和工程的重要凭证。档案人员和施工人员要为认真学习电力建设项目档案管理的有关规定和坚持做好《档案法》的宣传、贯彻工作，增强参建者的档案意识和法制观念，做到依法治档；档案人员要注重知识积累，不断提高业务水平和自身素质，并积极主动与有关部门、人员联系，了解项目建设的动态。在组卷过程中，要严格执行电力建设项目档案管理规定，把好价值鉴定关，使案卷做到分类合理，卷内文件排列有序，标题拟写确切，保管期限划分正确，案卷装订结实、整齐美观，使建设项目档案达到科学管理和有效利用。(七)、重视电力建设项目档案的开发利用，加强重点项目档案的编研项目档案是本单位工程建设科技资源的优势所在，档案人员要花费大量时间和心血积累的文件材料，实际上是积累项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用，应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。三、结语

二、电网稽查档案多次变更怎么办呢

电网稽查档案多次变更可以采取以下措施：

1、做好档案备份：在进行档案变更前，应该做好档案备份，以防止数据丢失或变更错误。

2、确认变更原因：在变更档案前，应该确认变更的原因，并对变更内容进行审核和验证。

3、记录变更过程：在变更档案后，应该记录变更的过程和结果，以便于后续的跟踪和管理。

4、建立变更管理制度：建立电网稽查档案变更管理制度，明确变更流程和责任人，规范变更操作。

5、定期进行档案审查：定期对电网稽查档案进行审查，以确保档案的准确性和完整性。

案例丨国家电网智慧档案管理解决方案

项目名称：上海国家电网智慧档案馆

项目周期：3个月

项目类型：智慧档案

应用行业：政府单位档案馆、各地市图书馆、企事业单位档案馆、军队公安等保密单位

关键技术：仓库管理系统（WMS）、无人车交通管理系统（TCS）、档案传送智能无人车（AGV）、立体档案柜等

项目背景

大数据时代的到来，使信息种类和数量呈现出爆炸式增长，随之而来的待归档文件及档案种类数量也随之增加，档案的收集、管理、监督、利用、保护工作越来越复杂化、繁重化，传统的档案分散管理，人工检索等管理方式效率低且安全性无法得到保障，无法跟上档案高效，安全管理工作的步伐，新形势下档案智慧化管理监督及安全保护成为大部分档案工作者的主要诉求。

客户痛点

上海市国家电网系统用户数量巨大，档案室资料整理、调取基本全为人工操作，效率低效且安全性无法保障，急需通过智慧化档案管理解决现有问题。

实施目标

定制智慧档案管理系统集中管理干部档案，实现自动化存取与传送工作，以及人和实体档案的分离，从而提升干部档案的保密性。

实施方案

总体设计

橙色云自主研发设计的智慧无人档案管理系统，主要由智能档案存取机器人、档案出入口系统设备、智能调度和管理系统、立体档案存放库等组成。通过协同操作实现档案室内实体档案的自动存取与传送工作、人档分离，从而确保查询档案的安全性、及时性、准确性和档案管理的规范化、智能化。

方案描述

1、设计团队将系统分为仓库管理系统（WMS）、无人车交通管理系统（TCS）、档案传送智能无人车（AGV）和立体档案柜4个部分。采用立体货架的方式对档案进行存储，通过智能无人车（AGV）搭载顶升机构背负协作机器人，结合档案管理系统，仓储管理系统，智能无人车（AGV）调度系统协同实现无人化档案管理和存取。

2、通过智能无人车（AGV）搭载顶升机构背负协作机器人，结合档案管理系统，仓储管理系统，智能无人车（AGV）调度系统协同实现无人化档案室。主要包含车体、车载档案盒缓存架、竹节式举升机构、末端夹爪执行机构等组成部分，实现档案盒智能化在档案出入口系统设备到档案架的流动。

3、该系统从实际应用触发定制库位管理系统，提供更好的稳定性和安全性的实体档案管理，快速实现了档案存取、存取记录可追溯、借阅审批信息化、档案数据统计等功能，在档案日常管理方面实现了人与档案的完全隔离。

核心优势

1、独特平放式立体档案存放设计、增高柜体定制。

2、高效、安全、可靠的行车规划线路设计。

3、高精度、大行程、移动式智能无人车创新应用。

4、多重安全措施、做好出入库管控。

实施效果

解决问题

1、智慧档案管理系统实现了实体档案的无人化管理，实现了人与档案的隔离，提升了实体档案的安全级别，适用于安全级别高的档案、资料管理场景，解决了实体档案信息化管理难题，为实体档案、资料的安全关闭了最后一道安全门。

2、对于项目中的应用需求，传统的解决方案是立体仓库的形式，其工程造价为当前系统的三倍，投入成本较高、经济性差。本项目中采用的执行机构为AGV搭载顶升机构和协作机械手，以顶升机构扩展了协作机械手的工作空间，以视觉系统补偿了开放系统中的偏差，最终实现了精确执行的方案，是自动导航技术、视觉补偿技术和协作机器人技术的史无前例的结合。

3、项目中采用的视觉导航技术、差速驱动技术、TCS交通管理系统、WMS参考管理系统、协作机器人应用技术均采用了行业内最成熟方案的集成，确保系统稳定可靠。智慧档案管理系统实现了实体档案的无人化管理，实现了人与档案的隔离，提升了实体档案的安全级别，适用于安全级别高的档案、资料管理场景，解决了实体档案信息化管理难题，为实体档案、资料的安全关闭了最后一道安全门。

实施成效

2020年10月入场调试，11月中旬开始满负荷测试，通过不断调教，在2020年11月底开始并入实体档案存取管理，经过近一个月的现场评测达到验收标准：

1、通过立体空间利用，在有限面积内实现1万余册实体档案存放。

2、在档案室部署智能巡航机器人，进行实体档案的无人存取、高效盘库和设备智能化运行。

3、建立安全、可追溯的档案管理软件系统，提升查询档案的安全性、及时性、准确性和档案管理的规范化。

4、项目实现了实体档案的无人化管理，实现了人与档案的隔离，提升了实体档案的安全级别，值得在档案管理领域大范围推广。

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